Holta Håland: Fra post-it-lapper til fullintegrert B2B-nettbutikk.

Om Holta Håland – spesialist på bilvask og kjemi

Holta Håland er en norsk leverandør av bilvaskmaskiner, selvvaskanlegg, kjemiprodukter og reservedeler. I tillegg til salg av utstyr driver selskapet en serviceavdeling for vedlikehold og drift av maskiner. En sentral del av virksomheten er løpende salg av kjemiprodukter og tilbehør – et sortiment kunder kjøper jevnlig og i varierende volumer.

Kundebasen er bred: bensinstasjoner, frittstående vaskekjeder med flere anlegg, enkeltaktører med enkel utrustning, entreprenørfirmaer, kommunale virksomheter, helseforetak og bussselskaper. Felles for dem er behovet for raskt å kunne bestille forbruksvarer uten å måtte ringe i åpningstiden.

Utfordringen: En hverdag med post-it-lapper og glemte bestillinger

Før Gung var ordrehåndteringen hos Holta Håland i praksis helt manuell. Selgerne var ofte ute på farten og tok imot bestillinger per telefon – notert på en lapp, lagt inn i regnskapssystemet når de kom tilbake til kontoret, om de ikke hadde rukket å glemme det.

Tre nye telefonsamtaler hadde gjerne kommet inn mens den første bestillingen lå usett. Kunder fikk ikke varene sine. Feilmarginene var store og vanskelige å kontrollere.

Selgerne er mye ute på farta og har holdt på med post-it-lapper. Får en telefon, skal skrive ned på melding når de parkerer bilen. Og så har vi fått tre andre telefoner i mellomtiden, da er den første telefonen glemt.

Torjus Hellstad, som lenge hadde presset på internt for en bedre løsning, innså at selskapet trengte en B2B-løsning som automatiserte ordreflyten – og spesielt for kjemi- og tilbehørssortimentet, der volumet av gjentakende manuelle bestillinger var størst.

Valget av Gung: Best valuta for pengene – og en integrasjon som faktisk fungerer

Holta Håland evaluerte en rekke løsninger, norske så vel som internasjonale, med varierende prisbilder og opplegg. Avgjørende i sluttvurderingen var tre ting.

Fullintegrert med regnskapssystemet (Visma Business NXT)

Ingen halvløsning. Gung var nøye på at når en integrasjon bygges, skal all relevant informasjon komme med: priser, lagersaldo, ordredata. Torjus hadde erfaring med andre systemer der integrasjonen ”snakker kanskje bare med halvparten av infoen” – det var ikke et alternativ.

Best pris-ytelse

Flere alternativer var dyrere, men tilbød pakkeløsninger der leverandøren tok seg av hele varekatalogoppsettet. Holta Håland valgte å gjøre det arbeidet selv og fikk til gjengjeld en løsning de hadde full kontroll over.

Riktig følelse i møtet

Det tok mer enn ett møte – et første samtale vekket interesse, men det var i oppfølgingspresentasjonen at løsningen føltes riktig for deres behov.

Vi kom fram til at det var en god løsning, og følte at det var Gung som ga mest valuta for pengene. Det var der vi på en måte fikk best mulig oppsett til en fornuftig pris.

Implementeringen: Pionerarbeid med Visma Business NXT

Holta Håland var den første kunden hos Gung med Visma Business NXT som regnskapssystem. Det innebar at implementeringen tok tid – lengre enn planlagt, med innslag av prøving og feilende integrasjonsforsøk før alt stod på plass.

Prosessen tok over et halvt år. Underveis dukket det opp funksjonskrav som ikke var med fra starten: jo mer de så av løsningen, desto flere behov ble identifisert.

Det var en lang periode, og vi hadde nok ikke helt kontroll på våre egne priser, hvordan vi ville ha det og mye sånt. Vi begynte jo veldig enkelt. Men resultatet vi fikk når vi satte i gang var veldig bra.

Sluttresultatet var en løsning som fungerte fullt ut fra dag én etter lansering – med korrekt integrasjon, riktige priser og oppdatert lagerstatus.

Resultatet: Kundene bestiller når det passer dem – ikke når kontoret er åpent

Effektene synes tydeligst i tre dimensjoner.

Frihet for kunden

Holta Hålands kunder – hvorav mange jobber tidlig, sent og i helger – kan nå bestille når det passer dem. En kunde som testet plattformen under oppstarten hadde Holta Håland som den eneste leverandøren de fortsatt bestilte fra via telefon. Det endret seg med nettbutikkens lansering.

De driver med sin virksomhet, jobber ofte tidlig, sent, helger, alt mulig, og da er det veldig fint for dem å kunne bestille når det passer dem, og ikke føle at de må ringe oss når vi er på jobb.

Synlighet i sanntid

Kunder ser direkte om varen er på lager og kan anslå leveringstid uten å kontakte en selger.

Tidsbesparelse for selgerne

Ordrer kommer inn ferdige, klare til å plukkes og sendes. Det som tidligere tok timer med manuelt arbeid er nå automatisert.

Ting kommer bare ferdig inn. I stedet for å sitte i mange timer med å sjekke varebeholdning og føre ordrer, så kommer det ferdig, og så er det klart å bare pakke og sende.

Selgerne har i tillegg begynt å bruke plattformen aktivt på kundebesøk – legger inn ordrer direkte hos kunden i stedet for å sende seg selv en e-post å følge opp når de er tilbake på kontoret.

Neste steg: Statistikk, punch-out og ekspansjon til Danmark

Holta Håland fortsetter å utvikle løsningen i takt med at nye behov identifiseres.

Salgsstatistikk

Et pågående prosjekt med mål om å gi selgerne oversikt over salg per kunde og produkt, og bedre grunnlag for riktig fokus i kundearbeidet.

Punch-out-integrasjon

Mot en stor kundes innkjøpsportal – et krav som blir stadig vanligere i offentlige avtaler. Holta Håland integrerer nettbutikken mot kundens interne bestillingssystem slik at de snakker direkte med hverandre.

Ekspansjon

De danske og svenske delene av det nå større konsernet følger Holta Hålands reise med stor interesse. Ingen av dem har i dag en tilsvarende løsning, og behovet er åpenbart.

Gung × Visma Business NXT

Holta Håland kjører Gungs B2B-portal fullintegrert med Visma Business NXT. Vil du vite mer om hvordan integrasjonen mellom Gung og Visma fungerer for din virksomhet? Ta kontakt.