Holta Håland: Från post-it-lappar till fullintegrerad B2B-nätbutik.

Om Holta Håland – specialist på biltvätt och kemi

Holta Håland är en norsk leverantör av biltvättsmaskiner, självtvättanläggningar, kemiprodukter och reservdelar. Utöver försäljning av utrustning driver bolaget en serviceavdelning för underhåll och drift av maskiner. En central del av verksamheten är löpande försäljning av kemiprodukter och tillbehör – ett sortiment som kunder köper återkommande och i varierande volymer.

Kundbasen är bred: bensinstationer, fristående tvättkedjor med flera anläggningar, enskilda aktörer med enkel utrustning, entreprenadföretag, kommunala verksamheter, hälsoföretag och bussbolag. Gemensamt för dem är ett behov av att kunna beställa förbrukningsartiklar snabbt, utan att behöva ringa under kontorstid.

Utmaningen: En vardag med post-it-lappar och glömda beställningar

Innan Gung var orderhanteringen på Holta Håland i praktiken helt manuell. Säljarna var ofta ute på fältet och tog emot beställningar per telefon – antecknat på en lapp, inmatat i affärssystemet när de kom tillbaka till kontoret, om de inte hunnit glömma det.

Tre nya telefonsamtal hann komma in medan den första beställningen låg osedd. Kunder fick inte sina varor. Felmarginalerna var stora och svåra att kontrollera.

Säljarna är mycket ute på fältet och har hållit på med post-it-lappar. Man får ett samtal, ska skriva ner meddelandet när man parkerar bilen. Och så har det kommit tre nya samtal i mellantiden, då är det första glömt.

Torjus Hellstad, som länge drivit frågan internt, insåg att bolaget behövde en B2B-lösning som automatiserade orderflödet – och specifikt för kemi- och tillbehörssortimentet, där volymen av återkommande manuella beställningar var störst.

Valet av Gung: Bäst valuta för pengarna – och en integration som faktiskt fungerar

Holta Håland utvärderade ett flertal lösningar, norska såväl som internationella, med varierande prisbilder och upplägg. Avgörande i slutvalet var tre saker.

Fullt integrerat med affärssystemet (Visma Business NXT)

Ingen halvlösning. Gung var noga med att när en integration byggs ska all relevant information komma med: priser, lagersaldo, orderdata. Torjus hade erfarenhet av andra system där integrationen ”pratar med ungefär halva informationen” – det var inte ett alternativ.

Bäst pris-prestanda

Flera alternativ var dyrare men erbjöd paketerade upplägg där leverantören skötte hela kataloguppsättningen. Holta Håland valde att göra det arbetet själva och fick i gengäld en lösning de hade full kontroll över.

Rätt känsla i mötet

Det tog mer än ett möte – ett första samtal väckte intresse, men det var i uppföljningspresentationen som lösningen kändes rätt för deras behov.

Vi kom fram till att det var en bra lösning och kände att det var Gung som gav mest valuta för pengarna. Det var där vi på ett sätt fick bästa möjliga upplägg till ett förnuftigt pris.

Implementeringen: Pionjärarbete med Visma Business NXT

Holta Håland var den första kunden på Gung med Visma Business NXT som affärssystem. Det innebar att implementeringen tog tid – längre än planerat, med inslag av prövning och felande integrationsförsök innan allt stod på plats.

Processen tog över ett halvår. Längs vägen tillkom funktionskrav som inte funnits med från start: ju mer de såg av lösningen, desto fler behov identifierades.

Det var en lång period, och vi hade nog inte helt koll på våra egna priser, hur vi ville ha det och mycket sådant. Vi började väldigt enkelt. Men resultatet vi fick när vi satte igång var väldigt bra.

Slutresultatet var en lösning som fungerade fullt ut från dag ett efter lansering – med korrekt integration, riktiga priser och aktuell lagerstatus.

Resultatet: Kunderna beställer när det passar dem – inte när kontoret är öppet

Effekterna syns tydligast i tre dimensioner.

Frihet för kunden

Holta Hålands kunder – varav många jobbar tidigt, sent och på helger – kan nu beställa när det passar dem. En kund som testade plattformen under uppstarten hade Holta Håland som den enda leverantör de fortfarande beställde ifrån via telefon. Det ändrades med nätbutikens lansering.

De driver sin verksamhet, jobbar ofta tidigt, sent, helger, allt möjligt, och då är det väldigt fint för dem att kunna beställa när det passar dem, och inte känna att de måste ringa oss när vi är på jobbet.

Synlighet i realtid

Kunder ser direkt om varan finns i lager och kan uppskatta leveranstid utan att kontakta en säljare.

Tidsvinst för säljarna

Ordrar kommer in färdiga, redo att plockas och skickas. Det som tidigare tog timmar av manuellt arbete är nu automatiserat.

Saker kommer bara in färdiga. I stället för att sitta i många timmar med att kontrollera varulagret och föra in ordrar, så kommer det in färdigt, och så är det klart att bara packa och skicka.

Säljarna har dessutom börjat använda plattformen aktivt på kundbesök – lägger in ordrar direkt hos kunden i stället för att skicka sig själva ett mejl att följa upp när de är tillbaka på kontoret.

Nästa steg: Statistik, punch-out och expansion till Danmark

Holta Håland fortsätter att utveckla lösningen i takt med att nya behov identifieras.

Säljstatistik

Ett pågående projekt med mål att ge säljarna överblick över försäljning per kund och produkt, och bättre underlag för rätt fokus i kundarbetet.

Punch-out-integration

Mot en stor kunds inköpsportal – ett krav som blir allt vanligare i offentliga upphandlingar. Holta Håland integrerar nätbutiken mot kundens interna beställningssystem så att de pratar med varandra direkt.

Expansion

De danska och svenska delarna av den nu större koncernen följer Holta Hålands resa med stort intresse. Ingen av dem har i dag en motsvarande lösning, och behovet är uppenbart.

Gung × Visma Business NXT

Holta Håland kör Gungs B2B-portal fullt integrerad med Visma Business NXT. Vill du veta mer om hur integrationen mellan Gung och Visma fungerar för din verksamhet? Hör av dig.