Automatiserad orderskanning för effektivare orderhantering.
AI-driven skanning och tolkning som matchar ordern direkt mot affärssystemet, utan manuell inmatning.
Vad är orderskanning?
Orderskanning innebär att inkommande order tolkas automatiskt och förs över till affärssystemet utan manuell handpåläggning. Ofta handlar det om PDF:er eller andra filer som skickas via mejl. Systemet läser av orderinformationen, validerar den och skapar ordern direkt.
Utmaningar som orderskanning löser.
Tidskrävande manuell inmatning
Att manuellt registrera order från PDF:er och mejl tar tid och binder upp sälj och kundtjänst i administration.
Fel vid handpåläggning
Manuell inmatning ökar risken för fel i artikelnummer, antal och priser — fel som kostar både tid och pengar att rätta.
Svårt att skala
När ordervolymen växer blir manuell hantering en flaskhals. Orderskanning gör att fler order kan hanteras utan mer personal.
Långsam orderbekräftelse
Manuella flöden fördröjer orderbekräftelse och leverans. Automatisk tolkning kortar ledtiden från order till bekräftelse.
Intelligenta verktyg för din orderhantering.
Gung AI är inbyggt direkt i plattformen och är direkt kopplad mot ditt ERP, sortiment och kundavtal.
Gungs orderparsning läser inkommande orderdokument, identifierar artikelnummer, kvantiteter och leveransinstruktioner och matchar dem mot ditt ERP:s artikelregister. Felaktiga matchningar flaggas för manuell hantering. Resten skapar en order direkt i systemet — utan att det kostar din personal tid.
Så fungerar orderskanning.
- 1
Order kommer in
Kundens PDF-order tas emot automatiskt direkt från mejlflödet – ingen manuell hantering krävs för att komma igång.
- 2
AI läser och tolkar
Innehållet tolkas i en säker, sluten AI-miljö – artiklar, mängder, priser och leveransvillkor extraheras automatiskt.
- 3
Matchning mot affärssystemet
Ordern matchas mot kund (t.ex. organisationsnummer), artikel, lagersaldo och leveranstid i realtid via API.
- 4
Avvikelser flaggas
Okända artikelnummer, nya kunder eller osäkra rader flaggas i ett tydligt gränssnitt för snabb verifiering – inget missas.
- 5
Klar kundorder skapas
En komplett order läggs upp direkt i affärssystemet, redo för orderbekräftelse – utan manuell inmatning.
Behovsanalys
Behöver ni Gung?
Svara på snabba ja/nej-frågor om ert nuvarande upplägg och se direkt hur ni landar på Gungskalan. Ni får en tydlig bild av vad en samlad B2B-plattform skulle lösa hos just er.
Starta testet →Fördelar med Gungs orderskanning.
Genom att digitalisera orderhanteringen frigörs tid för sälj och kundtjänst att fokusera på kundrelationer i stället för administration.
Automatisk tolkning
Order i PDF och andra filformat tolkas och valideras automatiskt.
Direkt till affärssystemet
Rätt information förs över direkt till ditt ERP — utan mänskliga mellanhänder.
Mer tid för kunderna
Sälj och kundtjänst frigörs från administration och kan fokusera på kundrelationer.
Färre fel
Validering minskar felregistreringar och manuella korrigeringar.
Vi kan ditt affärssystem.
På Gung tycker vi att ditt affärssystem ska fungera som hjärnan och integrerar därför direkt med affärssystemet. Med många års erfarenhet av olika affärssystem kan vi hantera just din uppsättning och dina behov.
Frågor & svar.
Mejlinläsning
Ja. Gung AI känner igen att mejlet ingår i en tråd och utgår alltid från ursprungsmejlet. Du kan alltså koppla konfigurationer till kundens avsändaradress och få rätt instruktioner valda automatiskt, även när ordern når er via en kollega.
Leveransadress
Det väljer du själv i konfigurationen. Antingen hämtar Gung AI leveransadressen som finns registrerad på kunden i affärssystemet, eller så läser AI:n ut adressen ur ordern och lägger in den på orderhuvudet. På så vis slipper ni lägga in adressen för hand.
Konfiguration
Ja. Konfigurationerna tillhör företaget och är inte kopplade till en enskild användare, så alla som hanterar order arbetar utifrån samma uppsättning.
Ja, det är hela tanken. Du bygger och justerar konfigurationerna själv, i den takt verksamheten kräver.
Ja. Generella inställningar styr hur Gung AI beter sig för alla order. I konfigurationerna lägger du sedan in detaljerna, till exempel för kunder som beställer på sitt eget sätt.
Matcha artiklar
Idag matchar Gung AI på artikelnummer och/eller EAN-kod. Matchning på artikelnamn arbetar vi med till nästa version.
Ja. Du sätter upp en konfiguration för de kunderna, så att Gung AI vet hur just de brukar skriva artikelnumren.
Vi arbetar på att Gung AI ska kunna tolka den typen av beställningar utifrån kundens tidigare köpbeteende. Idag matchar Gung AI på artikelnummer eller EAN-kod.
I standardutförandet matchar Gung AI mot artiklar som finns upplagda i Gung. Vill ni även matcha mot artiklar som bara finns i affärssystemet, till exempel delar av sortimentet som inte är publicerade online, löser vi det med en anpassning.
Affärsregler
Ja. Du kan lägga in omräkningen i AI-prompten, men oftast är det smidigare med en anpassning som alltid räknar om. Då gäller samma logik för alla order, oavsett om de kommer via mejl eller någon annan kanal.
Ja. Den som granskar ordern ser lagerstatus per orderrad innan ordern skickas vidare. Funktionen slår du på eller av efter behov.
Ja, Gung hanterar flerlager. Beroende på hur ert upplägg ser ut kan det behövas en anpassning.
Det löser vi med en anpassning, och den är relativt enkel att göra.
Gung AI omvandlar inkomna order till vanliga order i affärssystemet. Restnoteringen sköts sedan där, precis som för alla andra order, och kunden får besked via er ordinarie orderbekräftelse. Den som granskar ordern ser dessutom lagerstatus per rad och kan hantera brister direkt. Vill ni ha ett eget flöde för restnoteringar sätter vi upp logiken tillsammans med er.
Skilja förfrågan från order
Ja. Med en prompt i konfigurationen beskriver du hur Gung AI ska skilja förfrågningar från beställningar, även när de kommer från samma avsändare.
Orderflöde och ERP
Ja. Gung har kvar originalmejlet och eventuella bifogade filer, så vi kan skicka med dem till ordern i ert affärssystem, till exempel för spårbarhet eller revisionskrav. Det sätter vi upp som en anpassning för er.
Ja. Så länge ordern väntar på godkännande i Gung kan du lägga till rader manuellt.
Kommersiellt
Orderinläsning med Gung AI är en egen modul som ni beställer från oss.
Ja, Gung AI är live. Hör av dig så berättar vi mer om priser och hur ni kommer igång.
Ni kan ha hur många användare som helst. Kontakta oss så går vi igenom prissättningen för just er.
